Politică de Confidențialitate privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal
Congres 2025 – Colegiul Medicilor Stomatologi București (CMSB)
- Introducere
Prezenta Politică de Confidențialitate este întocmită în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal (Regulamentul General privind Protecția Datelor – GDPR), și reflectă angajamentul ferm al Colegiului Medicilor Stomatologi București (CMSB) de a asigura protecția drepturilor și libertăților fundamentale ale participanților la Congresul 2025.
Prin această politică, ne asumăm responsabilitatea de operator de date și garantăm că orice prelucrare de date se face în mod legal, echitabil, transparent și într-un mod care asigură integritatea și confidențialitatea datelor.
- Scopul Prelucrării
Datele cu caracter personal colectate de CMSB sunt utilizate strict în scopurile necesare organizării și desfășurării eficiente a Congresului 2025, inclusiv, dar fără a se limita la:
- Înregistrarea participanților și facilitarea accesului acestora la eveniment;
- Emiterea certificatelor de participare și/sau acreditărilor profesionale;
- Comunicarea logistică și administrativă (e-mailuri, notificări);
- Gestionarea plăților și a obligațiilor financiare aferente participării;
- Îndeplinirea cerințelor legale în materie fiscală și de raportare profesională.
- Tipuri de Date cu Caracter Personal Prelucrate
În cadrul proceselor aferente Congresului, CMSB poate colecta și procesa următoarele categorii de date:
- Date de identificare: nume, prenume, cod numeric personal (CNP);
- Date de contact: adresă de e-mail, număr de telefon;
- Date profesionale: funcția, instituția de afiliere, specializarea, codul de identificare CMS;
- Date financiare: informații privind tranzacțiile, metodele de plată;
- Date privind participarea: prezența la sesiuni, punctajul obținut, certificate eliberate.
- Temeiuri Legale ale Prelucrării
Prelucrarea datelor se bazează pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri juridice:
- Consimțământul explicit al persoanei vizate, în special pentru fotografiere, filmare sau marketing;
- Executarea unui contract, respectiv obligațiile rezultate din participarea la Congres;
- Obligații legale în domeniul contabil, fiscal și al evidențelor profesionale.
- Drepturile Persoanelor Vizate
Participanții beneficiază de toate drepturile conferite de GDPR, inclusiv:
- Dreptul de acces la datele proprii;
- Dreptul la rectificare a informațiilor inexacte sau incomplete;
- Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), în măsura în care păstrarea nu este impusă prin lege;
- Dreptul la restricționarea prelucrării;
- Dreptul la portabilitatea datelor către un alt operator;
- Dreptul de opoziție față de anumite tipuri de prelucrare (ex. marketing direct);
- Dreptul de a retrage consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
- Dreptul de a adresa o plângere către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – www.dataprotection.ro.
- Destinatarii și Transferul Datelor
Datele personale nu vor fi divulgate către terți, cu excepția situațiilor strict necesare și în conformitate cu prevederile legale:
- Furnizori de servicii (ex. platforme de înregistrare, procesatori de plăți, servicii IT);
- Autorități publice, în măsura în care există obligații legale de raportare;
- Parteneri contractuali ai CMSB, în limitele necesare desfășurării Congresului.
Toate entitățile terțe implicate oferă garanții adecvate privind protecția datelor și sunt obligate contractual să respecte regulile GDPR. Datele nu vor fi transferate în afara Spațiului Economic European.
- Securitatea Datelor
CMSB adoptă măsuri tehnice și organizatorice riguroase pentru a asigura securitatea datelor, printre care:
- Protocoale de criptare și autentificare;
- Acces controlat și limitat doar personalului autorizat;
- Sisteme automate de backup și restaurare;
- Evaluări periodice de risc și testări de vulnerabilitate;
- Instruirea personalului privind confidențialitatea și protecția datelor.
- Perioada de Stocare
Datele personale vor fi păstrate strict pe perioada necesară atingerii scopurilor pentru care au fost colectate, fără a depăși 5 ani de la finalizarea Congresului, cu excepția cazurilor în care obligațiile legale (de exemplu, fiscale) impun o durată mai extinsă.
- Fotografii și Înregistrări Video
Pe parcursul evenimentului, pot fi realizate fotografii și/sau înregistrări video în scopul promovării Congresului. Participanții vor fi informați în prealabil, iar consimțământul acestora va fi obținut la momentul înregistrării.
- Date de Contact – Responsabil Protecția Datelor
Pentru exercitarea drepturilor sau orice solicitare referitoare la protecția datelor, vă puteți adresa Responsabilului cu Protecția Datelor (DPO):
- Modificări ale Politicii de Confidențialitate
Prezenta Politică poate suferi modificări periodice ca urmare a actualizărilor legislative sau operaționale. Versiunile actualizate vor fi disponibile pe site-ul oficial www.congrescmsb.ro și, dacă este cazul, vor fi comunicate participanților prin e-mail.
